Business Process Management (BPM) (managementul proceselor de afaceri) este un proiect de consultanță prin care se identifică procesele cheie (cele care creează valoare), se evaluează și se propune noi fluxuri de lucru sau nou proceduri prin care aceste procese devin mai eficiente și astfel, firma ta să aibă o productivitate mai ridicată.
Optimizare procese de afaceri
Un lanț este la fel de solid ca și cea mai slabă za a sa. La fel, performanța afacerii tale va mereu egală cu productivitatea celui mai slab proces cheie.
Optimizarea proceselor de afaceri (business process optimization sau BPO) este un proces continuu care ar trebui să aibă loc în orice afacere care începe să crească și are 3 obiective:
- Definirea fiecărui proces cheie din afacere și evaluarea importanței sale pe lanțul de valoare (cât de multă valoare creează?)
- Măsurarea și controlul indicatorilor importanți pentru acest proces (timp, resurse, calitatea rezultată)
- Optimizarea lui pentru a genera valoare mai mare
Procesul constă în definirea și analiza proceselor de business cheie din companie:
- Realizarea hărții proceselor cheie din companie
- Identificarea proceselor cheie care generează valoare maximă sau care sunt critice pentru afacere
- Măsurarea și evaluarea lor din perspectiva performanței
- Realizarea unui model de procese de afaceri optimizat (plan)
- Concluzii, recomandări și plan de implementare a fazelor de optimizare a proceselor
Durata: 4-6 săptămâni (în funcție de dimensiunea și complexitatea afacerii)
Rezultate:
- 1 diagramă BPM (business process management) care conține toate procesele cheie din companie
- 1 sesiune de training de BPM pentru echipa de management
- 1 raport de analiză și de recomandări privind optimizare proceselor
- 1 simularea proceselor optimizate (software)
Optimizare procese de business
Adesea poți obține rezultate consistente fără a implementa programe strategice pentru afaceri costisitoare. Uneori e suficient să optimizezi ceea ce ai deja (procese, resurse, fluxuri) și poți obține salturi consistente de performanță și productivitate în firma ta.
Managementul proceselor de afaceri (care implică și optimizarea acestora) ar trebui, teoretic, să fie un proces continuu. Însă realitatea arată că acest proces este aplicat rar și numai atunci când procesele cheie au ajuns la un nivel de eficienta critic. Din păcate
Business Process Management (BPM) (managementul proceselor de afaceri) este un proiect de consultanță prin care se identifică procesele cheie (cele care creează valoare), se evaluează și se propune noi fluxuri de lucru sau nou proceduri prin care aceste procese devin mai eficiente și astfel, firma ta să aibă o productivitate mai ridicată.
În proiectele de BPM se lucrează cu oamenii, nu cu hârtii. Pentru a defini care este fluxul real al unui proces de business trebuie sa vorbim cu oamenii care sunt implicați în acel proces (și, adesea, trebuie să și urmărim efectiv acel proces).
După ce toate procesele de business sunt mapate (harta proceselor de business) se oferă soluții pentru creșterea performanțelor acestora.
Acest proiect se oprește aici, odată cu recomandările pentru îmbunătățirea acestor procese. Însă este important ca în proiect sa fie implicați și viitorii manageri care vor aduce respectivele schimbări în companie. Adica cei care vor realizar programele de execuție de strategie.
Ce vrei sa optimizezi în procesele tale de business?
Proiectele de BPM au întotdeauna un obiectiv destul de concret. Simplist vorbind, fie dorești să livrezi un produs /serviciu mai repede, fie mai bine fi cu costuri mai reduse. Care este obiectivul tău?
Optimizare înseamnă creștere
Din păcate a devenit deja curentă expresia de optimizare de business ca eufemism pentru tăiere de resurse și cheltuieli.
De fapt, optimizarea proceselor de business au ca scop creșterea valorii adaugate pe acele proiecte și nu (doar) reducerea costurilor. Personal nu sunt interesat de proiecte de BPM care ascund de fapt restructurari și eliminare de resurse cu preț. Și nu pentru că aceste procese nu ar fi necesare în anumite situații ci pentru că pur și simplu nu sunt în aria mea de expertiză.
Productivitatea sau valoarea pe care un anumit proces cheie le poate aduce sunt întotdeauna cuantificabile. Practic, după ce avem harta proceselor cheie, putem ști concret care este valoarea pe care fiecare proces de business o adaugă la produsul/serviciul meu.
Între teorie și practică este un drum lung de aceea trebuie sa fiți pregătiți să acceptați ideea că dacă un proces de afaceri poate fi optimizat pe hârtie cu 50%, atunci în realitate, acel procent poate ajunge și la 10%. Sau chiar nici măcar acolo.
Diferenta o fac aici managerii și liderii, care vor implementa cu adevărat programele de optimizare de procese de business.
Pregătiți-vă, de aceea, să îi implicați și pe ei, cat mai devreme, in programele de BPM/BPO.
Întrebări
Cât durează un proces de BPO?
Aici nu pot formula aici nici măcar estimări generale. Au existat companii la care am realizat un proiect de BPO complet în doar câteva săptămâni. La altele a durat luni.
O estimare corectă (și de timp și de buget) nu se poate face decât după ce avem o întâlnire (fee-free) de evaluare de proiect.
Care sunt etapele proiectului?
În prima etapă de proiect, voi solicita doar informații despre companie si business (lista acestor informații necesare o vei avea înainte de semnarea contractului). În cele mai multe cazuri ai deja aceste informații disponibile în companie.
Apoi vom avea întâlniri cu persoanele care sunt implicate în procesele de afaceri cheie din firma ta.
Vom avea apoi harta proceselor de business cheie și evaluarea performanței fiecăruia. Aceasta va fi prezentată și discutată în echipă.
Ulterior, pe baza concluziilor discuțiilor, vom oferi 1-3 variante de optimizare de procese de business (cu menționarea cuantificată a câștigului de performanță obținut în fiecare caz).
Suplimentar față de acest proiect (dar recomandabil) ne putem implica și în programe pilot de testare si validare în companie a noilor procese de afaceri optimizate.
Etapa cea mai importantă, de implementare a noilor procese de business la nivel de companie, face obiectul unui proiect de execuție de strategie.